Die Erstellung eines Franchisehandbuchs wird als gigantische Herausforderung wahrgenommen. Viele meinen oder haben gehört, dass es gesetzlich vorgeschrieben ist, ein Franchisehandbuch zu erstellen und dass es vorliegen muss, damit die ersten Franchisenehmer aufgenommen werden können. Beides falsch: (1) Franchisegeber müssen kein Franchisehandbuch veröffentlichen. (2) Das Markenfranchise Musterhandbuch mit seinem Redaktionsprozess macht die Erstellung einfach! Richtig ist: (1)Der Redaktionsprozess braucht viel Zeit und Muße. (2) Das Musterhandbuch fertigzustellen, braucht keine Beratung, sondern nur einige Stunden Erklärung und ein wenig Führung.
Das Franchisehandbuch wird missverstanden
Oft ist zu lesen und zu hören, dass ein Franchisehandbuch unbedingt zum Start eines Franchisesystems vorliegen muss. Erst dann könne die Partnerakquisition erfolgen.
Das liegt daran, dass in allen Franchiseverträgen immer wieder auf ein Franchisehandbuch verwiesen wird. Das ist und bleibt das Einzige, was tatsächlich notwendig ist! Denn die genannten Verweise ersparen dem Franchisegeber sein Know-how detailreich im Franchisevertrag darzustellen und seine konkrete Anwendung hier zu regeln.
Die Quellen unterschlagen jedoch, dass im Franchisevertrag geregelt werden kann, dass das Handbuch erst in einigen Jahren vorliegen wird und das Know-how bis dahin anders übergeben und vermittelt wird.
Das Einzige, was jeder Franchisegeber wirklich schuldet, ist
dass sich der Interessent vor der Unterzeichnung des Franchisevertrags einen umfassenden Eindruck über das Know-how hat machen können. Hier reichen oft schon die ohnehin notwendigen Vertriebs- und Ausbildungsbausteine des Franchisegebers, wie zum Beispiel eine Hospitation im Rahmen der Einführungsschulungen, die Gründungsberatung auf dem Weg vom Vorvertrag zum Franchisevertrag sowie die Gespräche mit einigen Standortleitern und/oder anderen Franchisenehmern.
die Vermittlung des für die Eröffnung und den erfolgreichen Betrieb eines Systemstandorts notwendigen Know-hows an den Franchisenehmer.
die im Franchisevertrag vereinbarten Leistungsbausteine wie z.B. die Schulungen, das Marketing- und Vertriebskonzept, die Franchisenehmer-Beratung.
Das Franchisehandbuch ist „nur“ Teil des ohnehin notwendigen Know-how Managements
Der Zweck des Franchisehandbuchs ist die Dokumentation und Bereitstellung des relevanten betriebsspezifischen Know-hows zum Betriebstyp des Franchisegebers. Sowohl Franchisenehmer als auch Franchisegeber profitieren von dieser Dokumentation, die in vielen Fällen eine einheitliche Franchisenehmer-Beratung sowie Aus- und Fortbildung erst möglich macht.
Notwendige Prozesse, wie der Herstellungsprozess von Waren, die Zubereitung von Gerichten oder die Umsetzung von Marketingstrategien werden im Franchisehandbuch in zum Teil verbindlicher Form dargestellt und verständlich erklärt. Im betrieblichen Alltag des Franchisenehmers dient ihm das Franchisehandbuch als Know-how Quelle und erstes Nachschlagewerk.
Je besser das Know-how dokumentiert ist und je verständlicher die Prozesse beschrieben sind, umso weniger häufig wird der Franchisenehmer bei der Franchisezentrale nachfragen und zu an sich Bekanntem beraten lassen. In der Praxis zeigt sich allerdings, dass der Franchisenehmer schneller zum Telefon greift als zum Handbuch.
Anders als oftmals erhofft, stellt das Franchisehandbuch keinen sinnvollen Ersatz für eine aktive Franchisenehmer Beratung dar. Ebenso wenig ersetzt es einen aktiven, den Franchisenehmern zugewandten Innendienst in der Franchisezentrale.
Das Know-how Management ist ein kontinuierlicher Prozess
Um das sich stetig weiterentwickelnde Know-how einzufangen, ist es ratsam in der Franchisezentrale einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess einzuführen. Er greift die Innovationen genauso auf, wie die Erkenntnisse und Erfahrungen der Franchisenehmer.
Diese sinnvoll aufzubereiten ist eine niemals endende Aufgabe des Franchisegebers und sollte einmal im Jahr dazu führen, dass die Know-how Dokumentation aktualisiert wird. Handbücher, Leitfäden und Schulungsunterlagen sind dann niemals veraltet.
Obwohl das Franchisehandbuch in den ersten Jahren kein notwendiges Arbeitsmittel darstellt, ist es dennoch für eine aktive Systemführung sinnvoll. Entscheidend ist lediglich, dass sich jeder Franchisegeber über geeignete Formulierungen im Franchisevertrag von der Pflicht befreien kann, das Handbuch schnellstens zu erstellen und zu veröffentlichen. Der Franchisegeber hat dazu mehrere Jahre Zeit und kann sich auch in diesen Jahren auf seine Expansion konzentrieren.
Praxistipp – bauen Sie das Handbuch Schritt-für-Schritt während Ihrer Expansion auf
Die Erstellung eines Franchisehandbuchs folgt im Markenfranchise einem einfachen und gut zu bewältigenden Prozess. Entscheidend ist, dass sich die Redaktion engpasskonzentriert aufstellt.
Die wichtigsten Bausteine werden dabei als erstes dokumentiert und über die Erstellung von Schulungsunterlagen vermittelbar bereitgestellt. Ist dies geschehen, widmet sich das Redaktionsteam den weniger erfolgsentscheidenden Bausteinen und Inhalten.
Der vielfach und über mehrere Jahrzehnte bewährte Aufbauprozess der Know-how Dokumentation mit seinen Elementen Ausbildungs- und Redaktionsplan, Leitfäden, Richtlinien und Checklisten sowie den Schulungsunterlagen und Lernmitteln ist Gegenstand des von Felix Peckert und vom Team Markenfranchise veröffentlichten kostenlosen Leitfadens „Franchisehandbuch“.
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