Vertragsmanagement - kostenloser Schlüssel zum Erfolg
Hinter dem Ausdruck „Vertragsmanagement" verbirgt sich die Methode, wie man mit den vielen Komplikationen umgehen sollte, die im Zusammenhang mit Franchise-Verträgen in der Praxis auftreten. Jeder Franchise-Geber kennt die Probleme, die auftreten, wenn Interessenten Sonderwünsche äußern. Vertragsmanagement hat nichts mit Jura zu tun und man muss kein Anwalt sein, um sich damit zu befassen. Im Gegenteil: Die meisten Anwälte haben davon überhaupt keine Ahnung. Erstes Prinzip: Individuelle Änderungen am Franchise-Vertrag gibt es nicht. Wenn ein Franchise-Geber in der Entwicklung seines Systems so weit fortgeschritten ist, dass er Änderungswünschen prinzipiell nie mehr nachgibt, kommt es auf die nachstehenden Ausführungen natürlich nicht an. Das ist allerdings in der Praxis selten realistisch, und selbst größere Systeme lassen geringfügigere Änderungen zu; jedenfalls wenn es auf Seiten des Interessenten sachliche und verständliche Gründe dafür gibt. Trotz allem Verständnis für Änderungs- und Sonderwünsche: Manchmal nervt es. Mit dem richtigen Vertragsmanagement können die Nerven allerdings geschont werden. Das Problem der Änderungs- und Sonderwünsche tritt eigentlich in doppelter Gestalt auf: Der erste Typus ist der notorische Querulant, der bereits aus eigenem Antrieb nicht einsieht, dass er die Waren bei der Systemzentrale kaufen muss oder parallel kein Wettbewerbsunternehmen errichten darf. Seine Sonderwünsche erschüttern manchmal die Grundfesten des Franchise-Vertrages. Wenn man seinen Anliegen vollständig nachgeben würde, wäre die Zusammenarbeit mit ihm nach Vertragsabschluss kaum noch als „Franchising" zu bezeichnen. Dagegen hilft auch kein Vertragsmanagement. Wenn ein Interessent aus eigenem Antrieb derart schwerwiegende Änderungswünsche hat, hilft nur noch eines: „Nein" zu sagen. „Nein" zur Franchise-Partnerschaft. Mit einem Partner, der sich schon vor Vertragsunterzeichnung als Nervensäge entpuppt, kann man sowieso nicht vernünftig zusammen arbeiten. Der zweite Typus ist der „Anwaltshörige". Er äußert seine Änderungswünsche nicht aus eigenem Antrieb, sondern hat seinen Hausanwalt befragt. Der Anwalt hat dabei zum ersten Mal in seinem Leben einen Franchise-Vertrag zu Gesicht bekommen (Franchising kommt in der Ausbildung von Juristen nicht vor). Der Hausanwalt präsentiert daraufhin eine lange Liste mit Änderungsempfehlungen und Warnhinweisen. Eigentlich rät er damit dem Interessenten fast davon ab, den Vertrag zu unterzeichnen. Hier muss man unterscheiden: Wenn die Warnhinweise zu deutlich und die Liste der Änderungsempfehlungen zu lang ist, kann der Interessent „verdorben" sein - er kommt möglicherweise nicht mehr als neuer Partner in Betracht. Seine Verunsicherung sitzt zu tief. Wenn die Liste der Änderungsempfehlungen noch passabel ist, lohnt es sich oft zu verhandeln. Im Zuge dieser Verhandlungen kommt jeder Systemzentrale ein professionelles Vertragsmanagement zugute. Vertragsmanagement schafft Übersicht und bewirkt schnelle Verhandlungsergebnisse. Zweites Prinzip: Individuelle Zugeständnisse, Modifikationen und Kompromisse werden immer in einer Zusatzvereinbarung geregelt. Außerdem ist diese Methode deutlich preiswerter: Eingriffe in den eigentlichen Franchise-Vertrag wird eine Systemzentrale sehr viel eher ausführlich mit einem Rechtsanwalt abstimmen müssen. Eine Zusatzvereinbarung lässt sich aufgrund ihrer Übersichtlichkeit schnell gestalten. Ein Franchise-Rechtsanwalt wird dafür kaum mehr als 15 oder 30 Minuten benötigen und dementsprechend entstehen für den Franchise-Geber kaum Kosten.
Wichtig ist dabei, dass die Zusatzvereinbarung deutlich als Bestandteil des Franchise-Vertrages erkennbar ist. Obwohl mittlerweile nicht mehr unbedingt rechtlich notwendig, ist es weiterhin ratsam, die Zusatzvereinbarung fest mit dem Franchise-Vertrag zu verbinden. Dann kann es keine Probleme geben. Drittes Prinzip: Richtiges Anlagen- und Lückenmanagement Die erste Gegenstrategie ist, die Anlagen nicht in separaten Dateien zu speichern, sondern unmittelbar als ein Bestandteil des Franchise-Vertrages anzulegen. Das hilft allerdings nur bei Anlagen, die nicht individuell erstellt werden müssen (beispielsweise kann eine Gebietskarte natürlich nicht standardmäßig vorgesehen werden). Die zweite Gegenstrategie ist die Schaffung einer Checkliste, die den Standardablauf für den Vertragsabschluss abbildet. Bevor der Franchise-Vertrag unterzeichnet und abgeheftet wird, kontrollieren die Mitarbeiter der Systemzentrale nach fest definierten Abläufen die Vollständigkeit. Das hat auch den Vorteil, dass diese Tätigkeit delegiert werden kann. Das Problem tritt nicht nur im Zusammenhang mit Anlagen auf. Auch das Offenlassen von „Lücken" (z.B. Lücke zur Eintragung des Eröffnungsdatums) kann in Extremfällen zur Unwirksamkeit des gesamten Vertrages führen. Also muss ebenso sorgfältig kontrolliert werden, ob sämtliche Lücken ausgefüllt sind. Auch diese Kontrolle ist deshalb Bestandteil der Checkliste. Viertes Prinzip: Ein Franchise-Nehmer - ein Ordner Für jeden Franchise-Nehmer wird ein eigener Ordner angelegt. Dieser Ordner enthält u. a. folgende Dokumente:
„Ordnung ist das halbe Leben" hieß es früher. Dieser Grundsatz ist beim Umgang mit Verträgen zweifellos richtig. Fünftes Prinzip: Fortschreiben sämtlicher Vertragsmuster Weitere Informationen unter Meyer-Köring v. Danwitz Privat. |
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