Arbeitsabläufe mit System – Ablauforganisation der Systemzentrale ordnen
Welcher Franchise-Manager oder Systeminhaber kennt das nicht: Im Tagesgeschäft einer Franchise-Zentrale fallen hunderte von Tätigkeiten an, die irgendwie miteinander im Zusammenhang stehen, die aber eigentlich dringend einmal aufgeräumt und strukturiert gehören. Aber wie? Welche Abläufe haben hohe Priorität, hängen vom Ergebnis anderer Abläufe ab, wie wird das dargestellt,... Fragen über Fragen, die mit einem Ordnungsrahmen einfach und schnell geklärt werden können. Grundsätzlich sollte man in einem Franchise-System zunächst versuchen, ein wenig Struktur in die Abläufe zu bekommen, bevor man sich über Prioritäten, Abhängigkeiten etc. Gedanken macht. Eine erste grobe Gliederung aller Arbeitsabläufe und Tätigkeiten (auch Prozesse genannt) gibt folgende Aufteilung:
Die Managementprozesse beinhalten diejenigen Tätigkeiten, mit denen das Unternehmen geführt (= gemanagt) wird. Typische Beispiele sind der strategischer Planungsprozess, der Finanzplanungsprozess usw. Die Kernprozesse beinhalten gemäß klassischer Wirtschaft alle Abläufe, die sich mit den zentralen Objekten eines Franchise-Systems direkt beschäftigen, d.h. wertschöpfungsrelevant sind:
Alle Tätigkeiten, die im gesamten „Lebenszeitraum" dieser Objekte anfallen, zählen zu den Kernprozessen. So ist beispielsweise in der Gruppe der Abläufe für Systempartner sowohl der Partnerakquisitionsprozess, der Partnerbetreuungsprozess, aber auch der Prozess zur Beendigung des Partnerverhältnisses enthalten. Weiterhin werden auch alle Abläufe rund um die Gestaltung der Endkundenprodukte und -dienstleistungen sowie die Abläufe zur Entwicklung des Franchise-Systems selbst zu den Kernprozessen gezählt. Die Unterstützungsprozesse beinhalten dann letztlich alle Tätigkeiten, die nicht direkt wertschöpfend im System sind, sondern unternehmensinterne Zuarbeiten zu den Kernprozessen darstellen. Typische Unterstützungsprozesse sind der Buchhaltungsprozess, der Controllingprozess, der Beschaffungsprozess usw. Ordnungsstruktur durch Prozessketten schaffen
Mit diesem Fokus auf Endkunden und Partner auch in der Ablauforganisation kann eine Franchise-Zentrale sich eng am Markt organisieren. Das gilt sowohl für den Kunden-, als auch den Partnermarkt. Somit ist also nach der ersten Stufe der Gruppierung von Abläufen in Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse als zweiter Schritt die Bildung von Prozessketten innerhalb der jeweiligen Gruppe sinnvoll. Diese Ablaufketten können dann weiter detailliert werden, worauf an dieser Stelle zunächst nicht eingegangen wird. Schnittstellenprobleme beheben und Zuständigkeiten festlegen Im Ergebnis kann man mit Hilfe der oben beschriebenen Struktur alle Abläufe in einen sinnvollen Zusammenhang bringen und eventuelle Schnittstellenprobleme, Zuordnungsschwierigkeiten und Unlogiken sicher erkennen und beheben. Die schrittweise Verfeinerung der Prozessabläufe, deren Beschreibung und Schulung der Mitarbeiter ist Bestandteil einer eigenen Disziplin der Betriebswirtschaft: In den letzten Jahren konnte sich der Fachbereich des BPM (Business Process Modeling) als fester Bestandteil der Organisationslehre in allen klassischen Geschäftsbereichen etablieren. In den kommenden Newsletter-Ausgaben wird jeweils eine Kernprozessgruppe gemäß BPM-Standard beschrieben und somit schrittweise einen Musterplan für die Ablaufstruktur in einer Systemzentrale dargelegt. Weitere Informationen unter Systemzentralen aufbauen. |
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