Sicherheitsvorkehrungen bei der Vertragsanbahnung

In keiner anderen Phase der Franchise-Partnerschaft ist der Franchise-Geber so gefährdet wie bei der Vertragsanbahnung. In keiner anderen Phase werden von den Mitarbeitern der Systemzentrale so verheerende Fehler gemacht. Deshalb ist es von besonderer Bedeutung, dass alle Mitarbeiter einer Systemzentrale die Risiken und Sicherheitsvorkehrungen kennen. Nur wer Problembewusstsein hat, kann Probleme vermeiden.

Die Phase vor dem Abschluss des Franchise-Vertrages ist deshalb so sensibel, weil die Rechtsprechung enorm hohe Anforderungen an den Franchise-Geber stellt. Bei der Anbahnung des Franchise-Vertrages ist der Franchise-Geber verpflichtet, dem Franchise-Nehmer-Interessenten eine Reihe von Informationen zu geben. Diese Informationserteilung muss vollständig, richtig und unmissverständlich sein. Wenn eine derjenigen Informationen, die zwingend gegeben werden müssen, fehlt oder unvollständig ist oder missverstanden werden kann, treffen den Franchise-Geber schwerwiegende Nachteile. Der Franchise-Geber muss dann für die Betriebsverluste des Franchise-Nehmers haften. Die Gefahr der Haftung besteht auch dann, wenn die Betriebsverluste wegen späterer Betriebsführungsfehler seitens des Franchise-Nehmers besonders hoch sind. Außerdem hat der betroffene Franchise-Nehmer die Möglichkeit, jederzeit aus dem System auszusteigen. Dieses Risiko, das meist unter dem Stichwort „vorvertragliche Aufklärungspflichten" beschrieben wird, ist vermutlich jedem Franchise-Geber einigermaßen bekannt. Gleichwohl werden in den Systemzentralen keine ausreichenden Sicherheitsvorkehrungen getroffen.

Die Dimension des Risikos wird deutlich, wenn man sich vor Augen führt, dass die Vertragsanbahnung mit Franchise-Nehmer-Interessenten in einer Systemzentrale nach einem festgelegten Schema abläuft. Entweder hat der Franchise-Geber einen entsprechenden Geschäftsprozess festgelegt (das ist prinzipiell gut, wenn der Geschäftsprozess zu Problemvermeidung beiträgt) oder eine bestimmte Vorgehensweise hat sich im Laufe der Zeit eingespielt. Wenn die immer gleiche Handhabung der Vertragsanbahnung dann allerdings einen Fehler enthält, erzeugt der Franchise-Geber einen Serienschaden. Er ermöglicht dadurch systematisch jedem Franchise-Nehmer den späteren Systemausstieg mit Geld-zurück-Garantie. Die Möglichkeit zum Systemausstieg besteht dann oft sogar für die erfolgreichen Franchise-Nehmer. Außerdem können sich die Schadenersatzansprüche der erfolglosen Franchise-Nehmer bei einem solchen Serienschaden zu Millionenbeträgen summieren. Bei einem Serienschaden kann schnell das Unternehmen des Franchise-Gebers vernichtet werden.

Eine nicht ausreichende Organisation der vorvertraglichen Informationserteilung führt außerdem zu einer permanenten Erpressbarkeit des Franchise-Gebers. Eine Systemzentrale, die sich mit kontinuierlich mangelbehafteter Vertragsanbahnung ein solches Dauerproblem geschaffen hat, ist bei Meinungsverschiedenheiten mit Franchise-Nehmern beinahe zum Nachgeben gezwungen. Franchise-Geber, die die Vertragsanbahnung nicht so organisiert haben, dass sie unangreifbar bleiben, können das System nicht nachhaltig aufbauen. Denn man muss damit rechnen, dass unzufriedene Franchise-Nehmer und ihre Rechtsanwälte diese Schwachstelle erkennen. Die Angreifbarkeit eines Franchise-Gebers wegen unzureichender vorvertraglicher Informationserteilung ist ein Ansatzpunkt, der nahezu von jedem Juristen entdeckt wird.

Vor diesem Hintergrund muss bei der Anbahnung von Franchise-Verträgen mit größtmöglicher Sorgfalt vorgegangen werden. Jeder Mitarbeiter der Systemzentrale, der mit Franchise-Nehmer-Interessenten in Berührung kommt, muss entsprechend geschult werden. Ein richtiger Schritt ist bereits getan, wenn diese Mitarbeiter wenigstens das notwendige Problembewusstsein haben. Bereits daran mangelt es in einigen Systemzentralen.

Darüber hinaus müssen dringend die folgenden Sicherheitsvorkehrungen ergriffen werden:

• Zunächst muss man verstehen, dass es im Rahmen der vorvertraglichen Informationserteilung eine Unterscheidung zwischen Tatsachen-Informationen und Prognose-Informationen gibt. Tatsachen sind wahrnehmbare Gegebenheiten, die einer Überprüfung zugänglich sind. Prognosen sind hingegen Vorhersagen über die Zukunft. Die Rechtsprechung zur Haftung von Franchise-Gebern unterscheidet diese beiden Bereiche. Das Haftungsrisiko ist erheblich größer, wenn Tatsachen falsch dargestellt, verschwiegen oder unvollständig erläutert werden. Dagegen haften Franchise-Geber für Fehler im Bereich von Prognosen nur in Ausnahmefällen. Gleichwohl entstehen im Zusammenhang mit Prognosen durchaus Haftungsrisiken, die einige der nachfolgend beschriebenen Sicherheitsvorkehrung notwendig machen.
• Zunächst muss sichergestellt werden, dass ein Franchise-Nehmer-Interessent hinsichtlich der Tatsachen-Informationen richtig, vollständig und unmissverständlich unterrichtet wird. Sämtliche Informationen über das System, die einem Interessenten zugänglich sind, müssen sorgfältig auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Eindeutigkeit kontrolliert werden. Diese Kontrolle sollte von jedem Franchise-Geber in jeden regelmäßigen Abständen neu durchgeführt werden. Denn eine Haftung kann auch eintreten, wenn die Informationen veraltet sind und nicht mehr mit dem aktuellen Stand übereinstimmen. Dabei geht es nicht nur um die Informationen, die der Franchise-Geber den Interessenten unmittelbar aushändigt. Auch die Darstellung des Systems auf der eigenen Website, in Internet-Portalen und sonstigen Verzeichnissen muss richtig, vollständig und unmissverständlich sein. Dementsprechend sind alle Informationsquellen, an denen sich ein Interessent informieren kann, einer gründlichen Revision zu unterziehen. Dabei müssen auch werbliche Aussagen einbezogen werden, denn vor allem Werbung kann missverständlich oder unpräzise sein.

Informationen in schriftlicher Form - Gespräch mit Zeugen führen

• Generell ist es dringend ratsam, alle relevanten Informationen in schriftlicher Form mitzuteilen. Darauf werden wir unten noch eingehen. Gleichwohl werden selbstverständlich ausführliche Gespräche mit jedem Franchise-Nehmer-Interessenten geführt. Die Mitarbeiter der Systemzentrale, die für dieses Gespräche zuständig sind, müssen angewiesen werden, Tatsachen-Informationen im Einklang mit den schriftlichen Informationen zu erteilen, wenn mit einem Interessenten aufgrund von dessen Fragen besondere Themen besprochen werden, müssen die Mitarbeiter einen schriftlichen Vermerk zu den Akten heften. Wenn das Gespräch mit dem Interessenten von dem Geschäftsführer - oder bei kleinen Systemen - von dem Inhaber geführt wird, sollte stets ein Mitarbeiter als Zeuge zugegen sein. Zu beachten ist nämlich, dass bei einem späteren Streitfall die Beweislast den Franchise-Geber trifft. Der Franchise-Geber muss beweisen, dass er die notwendigen Informationen gegeben hat und dass diese Informationen richtig waren. Dieser Beweis kann, wenn das Problem aus einer mündlichen Informationserteilung resultiert, nur mit Zeugen geführt werden. Der Inhaber eines Personenunternehmens bzw. der Geschäftsführer einer GmbH können allerdings nicht Zeugen sein. Bei einer falschen personellen Besetzung der Gespräche tritt deshalb das Problem auf, dass der Franchise-Geber den notwendigen Beweis nicht führen kann. Das ist verheerend: Wenn der Franchise-Nehmer später aussteigen will, hat er ein leichtes Spiel.

Umfassendes Aufklärungsdokument erst nach dem Erstgespräch aushändigen

• Wegen der vorstehend beschriebenen Beweislasterteilung ist es dringend geboten, alle notwendigen Tatsachen-Informationen (und ggf. auch die Prognose-Informationen) in schriftlicher Form mitzuteilen. Dementsprechend sollte jeder Franchise-Geber ein sachliches Informations-Dokument über sein System erstellen und sich von den Interessenten die Aushändigung quittieren lassen. Das Aufklärungs-Dokument ist auch dann nützlich, wenn in einem Gespräch versehentlich eine falsche mündliche Information erteilt worden ist. Der Franchise-Geber kann dann nämlich beweisen, dass der Franchise-Nehmer jedenfalls auch die richtige Information in schriftlicher Form erhalten hat. In welcher Phase der Vertragsanbahnung ein Interessent das Informationsdokument erhält, ist weitgehend Geschmackssache. Häufig werden diese Informationspakete am Ende eines ausführlichen Gesprächs ausgehändigt. Angesichts der Ausführlichkeit der Informationen handelt es sich jedenfalls nicht um ein Dokument, das man bereits bei der ersten Anfrage versendet. Dabei versteht es sich von selbst, dass das Aufklärungsdokument mit größtmöglicher Sorgfalt zusammengestellt und regelmäßig aktualisiert werden muss. Ratsam ist eine jährliche Aktualisierung. Außerdem sollte in dem Text des Informationsdokumentes deutlich gemacht werden, auf welchen Stichtag sich die Zusammenstellung bezieht.

Was gehört ins Aufklärungsdokument?

• Damit bleibt die Frage zu klären, welche Informationen in dem Aufklärungsdokument enthalten sein sollten. Diese Frage ist von entscheidender Bedeutung, weil den Franchise-Geber auch dann die Haftung treffen kann, wenn eine wesentliche Information fehlt. Es geht also, wie bereits dargestellt, nicht nur um die Richtigkeit und Unmissverständlichkeit der Informationserteilung, sondern auch um deren Vollständigkeit. Weil es in Deutschland keine spezialgesetzliche Regelung zu den vorvertraglichen Aufklärungspflichten eines Franchise-Gebers gibt, existiert keine „amtliche Liste" der Informationsgegenstände. Man kann allerdings die verschiedenen Listen, die von Fachautoren und von dem Deutschen Franchise-Verband (DFV) veröffentlicht werden mit einer Auswertung der bisherigen Rechtsprechung kombinieren. Dadurch bekommt man eine sehr vollständige und dementsprechend sichere Liste der Informationsgegenstände. Es handelt sich dabei um die folgenden Themen: Gegenstand, Leistungen und Vorteile des Franchise-Systems, Informationen zur Entwicklung und Verbreitung des Franchise-Systems, gewerbliche Schutzrechte des Franchise-Gebers (z. B. Marke), Anzahl der bestehenden Systembetriebe und Franchise-Nehmer, Informationen zur Fluktuationsrate und zu Franchise-Nehmern, die wegen wirtschaftlicher Schwierigkeiten aufgeben mussten, Höhe der in dem Vertrag vorgesehenen Vergütungen, Angaben betreffend Umsatz-, Kosten- und Ertragserwartungen bei Systembetrieben und Informationen zu den Berechnungsgrundlagen, Angaben über die zu erwartenden Investitionskosten bei Systembetrieben, Informationen über die Anforderungen an den Franchise-Nehmer, insbesondere an das normalerweise benötigte Eigenkapital, Informationen betreffend den zu erwartenden Finanzbedarf unter Berücksichtigung aller Betriebsaufwendungen, Informationen betreffend die Behandlung von Einkaufsvorteilen, die eventuell bei dem Franchise-Geber verbleiben, Angaben über die Belieferung der Systembetriebe und eine eventuelle Bezugsbindung, Informationen über das Unternehmen des Franchise-Gebers (Gründungsdatum, Handelsregisterauszug, Zahl der eigenen Filialen, Zeitpunkt des Beginns des Franchisings), eine Liste der vorhandenen Systembetriebe mit Anschriften, Information darüber, ob in der Nähe des geplanten Standortes in den vergangenen Jahren ein Franchise-Nehmer ausgeschieden oder gescheitert ist, Einzelheiten über ein eventuelles Pilotprojekt und dessen Erfolg, Informationen über die Mindestlaufzeit des angebotenen Vertrages.

Wegen Haftungsrisikos auch im Zahlenwerk mit echten Daten arbeiten

• Die vorstehende Liste der Informationsgegenstände, die in dem Aufklärungsdokument enthalten sein müssen, enthält auch Zahlenwerke. Diese Zahlenwerke stellen den eigentlichen Kern des Aufklärungsdokumentes dar. Ein Franchise-Nehmer-Interessent darf nämlich vor allem Informationen über seine wirtschaftlichen Chancen und Risiken erwarten. In diesem Bereich ist der Franchise-Geber in gewissem Umfang geschützt: Soweit es sich bei den Zahlenwerken nämlich um Prognosen handelt, haftet der Franchise-Geber für den Eintritt der Prognose nicht. Das Prognoserisiko ist nämlich mit dem unternehmerischen Risiko des Franchise-Nehmers identisch und dieses Risiko hat allein der Franchise-Nehmer zu tragen. Von diesem Prinzip gibt es allerdings gefährliche Ausnahmen: Der Franchise-Geber haftet dann für eine Prognose, wenn die Planzahlen eine unrealistische oder missverständliche Erwartung erzeugen können. Eine Haftung droht deshalb, wenn die Prognosezahlen oberhalb des erfolgreichsten Systembetriebes liegen. Selbst wenn ein einzelner Systembetrieb Zahlen erreicht, die der Prognose entsprechen, drohen Haftungsrisiken, wenn ein Großteil der Systembetriebe deutlich weniger erfolgreich ist. Deshalb ist es dringend ratsam, in das Informationsdokument die echten Zahlen von echten Systembetrieben aus dem Mittelfeld und oberen Mittelfeld aufzunehmen. In dem Aufklärungsdokument sollte außerdem deutlich darauf hingewiesen werden, dass es sich bei den dargestellten Zahlenwerken um die echten Zahlen von echten Systembetrieben handelt und nicht um Beispielrechnungen. Dies ist der sicherste Weg, weil der Interessent dann präzise darüber informiert wird, was sich vielfach als realistisch erwiesen hat. Diese Vorgehensweise bei der vorvertraglichen Informationserteilung ist sehr viel sicherer als lediglich die Verwendung einer Musterkalkulation. Wenn lediglich eine Musterkalkulation verwendet werden soll, muss sich diese wenigstens an dem Mittelfeld oder oberen Mittelfeld der Systembetriebe orientieren. Der Franchise-Geber sollte stets einige Systembetriebe vorweisen können, die bessere Ergebnisse erzielt haben.

Damit bleibt die Frage zu klären, welche Sicherheitsvorkehrungen junge Franchise-Geber treffen können, denen selbst noch keine ausreichende Erkenntnisse über die wirtschaftliche Entwicklung der Systembetriebe vorliegt. Bei neuen Franchise-Systemen sollten jedenfalls die echten Zahlen des Pilotbetriebes dargestellt werden. Außerdem sollte in dem Aufklärungsdokument ausdrücklich dargestellt werden, dass es sich um ein junges System handelt, das noch nicht auf jahrelange Erkenntnisse und eine Vielzahl von erfolgreichen Systembetrieben zurückblicken kann. In dieser Anfangsphase sollte der Franchise-Geber betonen, dass die Erkenntnisse über den Erfolg eines Systembetriebes allein bzw. überwiegend aus dem Pilotbetrieb resultieren. Dadurch kann eine vergleichbare Sicherheit erreicht werden. Ein Franchise-Geber schuldet vor Vertragsabschluss nicht die Beschaffung von Informationen, die ihm selbst nicht vorliegen.

Die Haftungsrisiken des Franchise-Gebers und die mit der Haftungsvermeidung verbundene Mühsal mag man recht politisch bedauern. Gleichwohl sind diese Gegebenheiten gegenwärtig eine Realität, der man sich stellen muss. Eine Verbesserung der Situation ist nicht in Sicht. Das Problem besteht in vergleichbarer Form in allen Industrieländern. In den Staaten, in denen die vorvertraglichen Informationspflichten des Franchise-Gebers sogar gesetzlich geregelt sind, ist der Bürokratieaufwand eher noch größer. Das werden diejenigen deutschen Franchise-Geber gemerkt haben, die bereits ins Ausland expandiert sind. Bei einer Expansion ins Ausland muss das Informationsdokument nämlich an den rechtlichen Hintergrund des anderen Staates angepasst werden.

Weitere Informationen unter Meyer-Köring.