Prozessoptimierung bei der Partnersuche und -auswahl

Die Suche nach geeigneten neuen Franchise-Partnern gehört zu den Kernaufgaben einer Franchise-Zentrale. Der langfristige Erfolg einer stabilen Systemexpansion hängt von der effizienten Strukturierung dieses Prozesses ab. Praxiserprobte Prozessbausteine sind dafür z.B. die Definition der Vertriebskanäle sowie die Instrumente für die kontinuierliche Kommunikation mit dem Interessenten.

Dies ergibt sich insbesondere aus folgenden Überlegungen:

1. Der Suchprozess bindet große Anteile der Kapazitäten in einer Systemzentrale, da zur Selektion eines geeigneten Partners am Anfang des Suchprozesses etwa. 50 bis 100 Kandidaten stehen.
2. Beim Einsatz externer Suchstrukturen entstehen entweder hohe Streuverluste (z. B. Einträge bei Suchportalen) oder hohe Akquisekosten beim Einsatz externer Vermittlerstrukturen.
3. Die Qualität des Prozesses zur Partnerauswahl führt im positiven Fall zur Vermeidung rechtlicher Risiken durch unsachgemäße Aufklärung im vorvertraglichen Bereich (anders ausgedrückt: Unsaubere Prozesse generieren Haftungsrisiken!)

Wie organisiert nun also die Systemzentrale diesen wichtigen Prozess so, dass eine nachhaltige Expansion gewährleistet werden kann?

Im Kern hat die Geschäftsleitung zunächst eine Anzahl (bzw. eine „Von-Bis"-Bandbreite) von Partnern zu definieren, die in das System integriert werden sollen. Dann werden die effektiven Vertriebskanäle für das System definiert: Lohnt sich der Einsatz von externen Vermittlern? Wie viele und welche Suchportale werden eingebunden? Gibt es Möglichkeiten des Empfehlungs-Marketings im Kreis der vorhandenen Partner? Solche und andere Überlegungen betreffen die Effektivität der Partnersuche (Effektivität = „Tun wir das Richtige").

Aus organisatorischer Sicht beginnt nach der Festlegung der Vertriebskanäle die eigentliche Optimierungsarbeit (Effizienz = „Tun wir das, was wir tun, richtig").

Hierzu gibt es einige Ansätze, die sich - unabhängig vom Geschäftsinhalt des Systems - als sinnvoll erwiesen haben:

1. Machen Sie eine Person im Unternehmen für den reibungslosen Ablauf des Such- und Qualifizierungsprozess verantwortlich. Dabei geht es nicht um die Erreichung der Vertriebsziele, sondern um die qualitativ richtige Bearbeitung des Prozesses.
2. Beschreiben Sie die einzelnen Tätigkeiten, die während des Suchprozesses anfallen, in der zeitlichen Abfolge und in deren Abhängigkeiten (Prozess-Kette) und dokumentieren Sie diesen Prozess in grafischer Form.
3. Definieren Sie im Vorfeld, bei welcher Teiltätigkeit der Kandidat welche Unterlagen (Dokumente, Werbemittel, Formulare,...) erhält. Benennen Sie diese Dokumente mit einer Ordnungszahl und Versionsbezeichnung.
4. Lassen Sie sich den Prozess von einem Franchise-erfahrenen Anwalt darauf überprüfen, dass alle Notwendigkeiten zur Vorvertraglichen Aufklärung im Ablauf richtig umgesetzt werden.
5. Stimmen Sie den internen Prozess in der Systemzentrale mit den Prozessen Ihrer Dienstleister (Vermittler) ab und klären Sie, wie die Informations-Übergabe zwischen dem Kandidaten, dem Dienstleister und Ihnen organisiert ist.
6. Setzen Sie möglichst frühzeitig eine Zusammenarbeitsplattform ein (siehe unten). Sie verhindert, dass die Vermittlerstrukturen mit veralteten Unterlagen die Kandidaten informieren (das Haftungsrisiko falscher oder fehlender Informationen liegt ja auch bei Ihnen).
7. Versuchen Sie, die Zeit-Ressourcen möglichst effizient einzusetzen, indem Sie in der frühen Phase des Auswahlprozesses möglichst mehrere Kandidaten gemeinsam betreuen und erst im späteren Verlauf (also mit den qualifizierteren Kandidaten) zu Einzelterminen übergehen.
8. Zeigen Sie dem Kandidaten von Anfang an, wie die Prozesskette in Ihrem System aufgebaut ist und geben ihm immer wieder ein Feedback, wo im Prozess er sich jeweils gerade befindet. Der Kandidat wird dies immer als positiv (weil systematisch) empfinden.
9. Führen Sie mit dem Prozessverantwortlichen regelmäßige Qualitätsgespräche über die Prozessqualität und die Optimierungsmöglichkeiten. So wird der Suchprozess dauerhaft effizient gehalten.

Eine möglichst frühzeitige Standardisierung des Akquise-Prozesses fördert die Transparenz, Prozess-Sicherheit und Qualität. Daher sollten möglichst frühzeitig die Möglichkeiten der EDV-Unterstützung in der Systemzentrale geprüft werden. Dabei ist die EDV-Unterstützung in folgenden Bereichen besonders wertvoll:

• Zentrale Sammlung der Kontaktdaten des Kandidaten
• Aktueller Status über die übergebenen Unterlagen an den Kandidaten
• Terminverfolgung und Wiedervorlage einzelner Tätigkeiten im Auswahlprozess
• Datenbank mit allen aktuellen Info-Dokumenten

Der Einsatz einer professionellen Software zur Kundendatenverwaltung, wie ein Customer Relationship Management (CRM) (z.B. Salesforce, Goldmine, Microsoft CRM) scheitert in Systemen in der Regel am (Lizenz-)Kostenaufwand. In größeren Systemen sollte der Einsatz einer CRM-Software dennoch intensiv geprüft werden.

Aber auch mit den üblicherweise in Systemzentralen vorhandenen Programmen lässt sich bereits eine Effizienzsteigerung erreichen:

• In Outlook lassen sich zentrale Kontakte-Ordner für die Adress-Informationen der Kandidaten einrichten;
• Mit den in Outlook vorhandenen Kategorie-Funktionen lässt sich die Bewertung der Kandidaten abbilden (cold, warm, hot lead,...);
• Wiedervorlage und Nachfass-Steuerung lassen sich über die Erinnerungsfunktion automatisieren;
• Über Gruppenkalender lassen sich Termine für Road-Shows, Firmen-Präsentationen, „Tag der offenen Tür", etc. im gesamten Vertrieb synchron kommunizieren;
• In vielen Provider-Paketen (z. B. 1&1, Strato, Web.de u. a.) sind mittlerweile Möglichkeiten zur Zusammenarbeit in Teams enthalten; hier sind insbesondere die Online-Speicherung der aktuellen Dokumente zur Vertriebsunterstützung sehr hilfreich;
• Es etablieren sich mittlerweile erste Programm-Anbieter, die speziell auf die Franchise-Wirtschaft zugeschnittene Programme zur Verwaltung des Partnersuch-Prozesses anbieten (z. B. „HyScore Franchise CRM" o. a.);

Kostenersparnis mit EDV-Lösungen

Im Kern ermöglichst der Einsatz von EDV eine frühzeitige kostengünstige Optimierung und Standardisierung des Auswahlprozesses und sorgt aufgrund der vorgeschalteten Prozessgestaltung für einen gleichbleibend hohen Qualitätsstandard und niedrigen Ressourcen-Verbrauch (insbesondere Zeitaufwand). So kann die Systemzentrale die Expansion auch ohne einen hohen Personaleinsatz managen.

Wenn die Prozessoptimierung des Partnersuch- und Auswahlprozesses in eine übergreifende Prozessoptimierung der Systemzentrale eingebettet wird, ergeben sich weitere Synergie-Effekte. Als Experten der Prozessoptimierung in Systemzentralen unterstützen wir Sie dabei gerne.

Weitere Informationen unter Systemzentralen aufbauen.