Die EDV-Unterstützung im Bereich der Warenwirtschaft

Zahlreiche Einsatzgebiete für Warenwirtschaftssysteme

Zunächst ist allein die Begrifflichkeit der Softwarelösungen verwirrend: Warenwirtschaftssysteme, Kassensysteme, Shopsysteme,... Die Liste möglicher Bezeichnungen für die Produkte ist genauso lang wie unübersichtlich. Wenn eine Systemzentrale den EDV-gestützten Einsatz eines Warenwirtschaftssystems (WWS) plant oder umsetzt, sollte man daher zunächst einfache grundsätzliche Überlegungen anstellen:

In welchem Bereich meines Geschäftsmodells soll die Lösung zum Einsatz kommen?

Die Hauptbereiche sind zunächst

• Bestellfunktionen
• Dispositionsaufgaben im Bestellvorgang
• Beschaffungsverwaltung
• Lagerlogistik
• Dispositionsaufgaben im Absatzbereich
• Kassen- und Zahlfunktionalität

Darüber hinaus kommen häufig noch Elemente aus den Bereichen

• Personaleinsatzplanung (im Verkaufsbereich)
• Controlling (Beständebewertung, Kennzahlensteuerung, kaufmännische Überwachung)
• Filial- und Storemanagement (z.B. zentrale Stammdatenpflege, Sortimentsgestaltung, Aktions-Management)
• Produktions- oder Konfektionierungssteuerung

zum Einsatz.

Spezifische Kundenanforderungen erfüllen

Im Bereich der (Kunden-)Bestellfunktionen ist das Spektrum groß: Von mobilen Bestellerfassungsgeräten in der Systemgastronomie über Online-Shopsysteme für Internet-Geschäftsmodelle bis zu den klassischen POS-Kassenschubladen mit Bestellmenü am Bildschirm reichen die Möglichkeiten der Kundenorder.

Häufig stellen die „Sonderwünsche" der Kunden besondere Anforderungen an die Flexibilität der Software. Wer kennt nicht die verzweifelte Bedienung, die versucht, den Sitzplatzwechsel innerhalb eines Ladenlokals auf ihrem Bezahlbon nachzuvollziehen. Oder der Gast, der ein Möbelstück „genau wie im Katalog" haben möchte, nur „die Türgriffe, die sollten doch aus einem anderen Material sein." Diese Abweichungen von der Norm zu verwalten gelingt nicht allen WWS, daher ist hier eine genauere Analyse des tatsächlichen Orderverhaltens der Kunden hilfreich, bevor man an die Auswahl von Softwareprodukten geht.

Auch die Möglichkeiten der Paketbildung in der Bestellung ist ein Thema für sich: Wer schon einmal versucht hat, für eine kleinere Gruppe in einem Reisebüro eine gemeinsame Fahrt zu buchen, versteht, warum die dahinter arbeitenden WWS-Module hoch komplexe Programme sind.

Damit diese Order- bzw. Bestellinformationen auch später beim Auslieferprozess nicht verloren gehen und eindeutig verfügbar sind, muss die Software dafür ein geeignetes Info-System verwalten.

Effektive Lösungen für komplexe Anforderungen

Falls bestimmte Artikel bestellt werden, deren Verfügbarkeit eingeschränkt oder nicht (mehr) vorhanden ist, hat die Software schon beim Bestellvorgang darauf zu reagieren, damit die Bestellung verändert werden kann, bevor die übrigen Prozesse angestoßen werden.
Bei Unternehmen, die eine Vielzahl von einzelnen Kundenbestellungen zentralisieren und gebündelt abwickeln, ist die Dispositionsfähigkeit des Systems von großer Bedeutung: Wird bei einem Lieferanten eingekauft, aus einem Lager entnommen, von einem Lager in ein anders zunächst transferiert und dann entnommen,... Die Möglichkeiten richten sich nach dem Geschäftsmodell des Systems.
Auch die Lagerwirtschaft ist ein komplexes Gebilde, je nach Geschäftsmodell: Eingangs- und Prüflager, Sperrlager, Auslieferungslager, Kühllager, Frischelager, Verkaufslager, Außenlager,... Auch hier ist die Liste der Möglichkeiten nahezu endlos.

Die Einführung eines WWS ist eines der komplexesten EDV-Projekte überhaupt, weil (wie oben beschrieben) nahezu jeder Betriebs- und Systemteil betroffen ist. Daher wird man diese Einführung in aller Regel modular vornehmen. Dazu wird zunächst die „Supply Chain" grob analysiert und dokumentiert (Prozesslandkarte der Supply Chain). Danach werden verschiedene Blöcke gebildet, die einzeln organisiert werden können (z.B. Online-Bestellshop, automatisches Bestellwesen, Personaleinsatzplanung). Im nächsten Schritt wird dann in einer ersten Übersicht eine Liste möglicher EDV-Anbieter und deren Lösung ermittelt.

To dos in der Implementierungsphase

In der zweiten Runde wird dann in einer Projektplanung ein Implementierungsfahrplan erstellt, in dem die Reihenfolge der Installation und Schulung der Software nach Prioritäten und Kosten-/Nutzenverhältnis festgelegt wird.

Für diese ersten Projekte wird dann ein detailliertes Lastenheft (eventuell gemeinsam mit einem Branchenspezialisten) entwickelt, das als Angebotsgrundlage gegenüber den EDV-Anbietern verwendet wird.

Wenn man sich dann für einen Anbieter entschieden hat, wird zunächst in einer Testumgebung, später dann in einer Pilotphase auch im Echtbetrieb das WWS eingeführt. Erst nach Abnahme der fehlerfrei arbeitenden Module werden dann die nächsten Module projektiert.

Die Implementierung eines WWS benötigt selbst bei einem kleinen System mehrere Monate bis zu einem Jahr. Dieser Aufwand lohnt dennoch, weil oft nur mit einer EDV-gestützten Warenwirtschaft die Vorgaben der Kunden bezüglich Service, Lieferqualität, Termintreue,... erfüllt werden können.

Für ein Franchise-System stellt sich noch zusätzlich die Herausforderung, dass im WWS die gesetzlichen Schranken der Franchise-Rechtsprechung nicht überschritten werden dürfen (z.B. eine generelle Preisbindung, keine universelle Kundendaten-Transparenz). Daher wird ein Franchise-System zunächst sein Systemmodell fertig entwickeln und erst danach mit der Automatisierung der Bestell- Liefer- und Zahlungsströme im System beginnen.

Weitere Informationen unter Systemzentralen aufbauen.