Funktion und Entwicklungspotential des Intranets in einer Systemzentrale
| Im Rahmen der Organisationsentwicklung für Franchise-Zentralen bekommt die Gestaltung eines Intranets eine zunehmende Priorität. Wie wird ein Intranet organisiert, welche Entwicklungsmöglichkeiten hat eine Systemzentrale und worauf ist bei der Implementierung zu achten? Auf diese Fragen soll der nachfolgende Text erste Antworten geben. Zunächst zur Begriffsbestimmung: Was ist überhaupt ein Intranet, wodurch unterscheidet es sich vom Internet oder vom LAN (Local Area Network, Firmennetzwerk)? Im Wort Intranet ist das Wort „Intra" (lat.: Innen) enthalten, daher bezeichnet man als Intranet als ein Netz, das nicht öffentlich ist (im Gegensatz zum Internet), sondern nur von einer begrenzten Benutzergruppe erreicht werden kann. Dabei ist es aber weniger relevant, wo sich das Netzwerk räumlich befindet (anders als beim LAN), sondern wer das interne Netzwerk bildet (User). Benutzergruppen im Intranet In Franchise-Systemen sind Intranets für folgende Benutzergruppen anzutreffen: • Mitarbeiter der Systemzentrale Bei einigen Systemen werden Teile des Intranets einer externen Benutzergruppe zugänglich gemacht. Z.B. können sich Franchise-Interessenten in einem begrenzten Teil des Intranets erste Informationen anschauen. Diese Variante für den erweiterten Teil wird auch als „Extranet" bezeichnet. Die wichtigsten Funktionen des Intranets Welche Funktionen hat nun ein Intranet in der Systemzentrale eines Franchise-Systems? Hier zunächst der Überblick: Ein Intranet hat insbesondere drei Funktionen in einer Systemzentrale, die in aller Regel über einen zentralen Punkt (Portal, Login-Bereich) aufgerufen werden: • Informationsplattform Informationsplattform: Für das Management einer Systemzentrale ermöglicht die Implementierung eines Intranets, Informationen mit standardisiert hoher Qualität allen (betroffenen) Mitarbeitern bzw. Partnern zeitnah zur Verfügung stellen zu können. Zu den wichtigsten Informationen im Intranet gehören • Unternehmensinterne Informationen Häufig werden auch einzelfallbezogene Dokumente (z.B. eingescannte Originalverträge, Liefervereinbarungen,...) in einem zentralen Dateiserver des Intranets abgespeichert und stehen für eine schnelle Informationsgewinnung allen Prozessbeteiligten zur Verfügung. Für die schnelle Informationsverwaltung bei großen Datenmengen wird daher in Intranets häufig eine Volltextsuche über den gesamten Datenbestand mit angeboten. Kommunikationsplattform: Der Dialog der Mitglieder eines Intranets ergänzt die heute üblichen Kommunikationsformen Brief, Fax und Mail um weitere Elemente: Interne Blogs, Foren und Projekt-Websites können in Intranets aufgebaut und gepflegt werden. Der Vorteil besteht darin, dass über eine entsprechende Zugangsverwaltung interne Fachgruppen schnell und unkompliziert selbst vertrauliche bzw. kritische Sachverhalte untereinander diskutieren können, ohne dass dies einer größeren (System-)Öffentlichkeit zugänglich wäre. Wenn Foren oder Blogs auch die Partnerebene einbeziehen, kommt es natürlich darauf an, die dort stattfindende Kommunikation durch Mitarbeiter der Zentrale entsprechend zu moderieren. Der Nutzen einer schnellen und unkomplizierten Kommunikation zwischen Systemzentrale und Partnern ist sicherlich höher zu bewerten als das Risiko der Bildung einer systeminternen „Mecker-Ecke". Zusammenarbeitsplattform: In etablierten Systemen wird das Intranet zunehmend erweitert, um die Zusammenarbeit der Systemmitglieder in der Abwicklung bestimmter Prozesse zu optimieren. Dies geschieht insbesondere in den Bereichen: • Eingliederung neuer Partner in das Gesamtsystem Die Zusammenarbeit in diesen Projekten wird im Intranet gefördert durch projektbezogene Websites, gemeinsame Aufgaben- und Ressourcenverwaltung, Information und Kommunikation in einem geschützten Datenraum, gemeinsame Prozessbearbeitung, ... Die Chancen des Intranets bestehen insbesondere in der Etablierung schneller und qualitativ hochwertiger Informationsströme im Unternehmen. Bestimmte Prozessschritte können durch die Intranet-Technologie automatisiert werden, wodurch die Fehleranfälligkeit verringert wird. Für die beteiligten Mitarbeiter vereinfacht sich die tägliche Arbeitspraxis, da auf einen gemeinsamen Datenbestand zurückgegriffen werden kann. Die zeitaufwendige Suche nach physischen Belegen wird drastisch reduziert. Für die Leitung der Systemzentrale entstehen schnelle und umfangreiche Möglichkeiten zur Auswertung des Unternehmensstatus. Durch die Verfügbarkeit der Daten ergeben sich aktuelle Statusmeldungen in allen relevanten Betriebsbereichen. Zukunftstrends für das Intranet Diese Möglichkeiten werden sich in Zukunft noch verstärken: Die Entwicklung der EDV-Technologie zeigt hier mehrere Trends auf: • Vereinheitlichung der Intranet-Struktur durch Bildung von Portalen (z.B. Sharepoint) Zusammengefasst kann man sagen, dass die organisatorische Qualität einer Systemzentrale zukünftig in stärkerem Maß von der Qualität des Intranets abhängen wird. In welchen Systembereichen hier am schnellsten ein Qualitäts-Sprung zu erreichen ist, hängt von der individuellen Ausgangslage des Franchise-Systems ab und bedarf einer entsprechenden Analyse. Weitere Informationen unter Systemzentralen aufbauen. |
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